Персональные данные работников: что требует закон

Данные работников подчиняются сразу двум документам: 152-ФЗ и главе 14 Трудового кодекса. Для того, что нужно ради исполнения трудового договора и требований закона, отдельное согласие не требуется — основание уже есть. Оно требуется на то, что выходит за эти рамки.

Где кончается договор и начинается согласие

• Без согласия: паспортные данные для кадрового учёта, СНИЛС и ИНН для отчётности, сведения об образовании, данные для начисления зарплаты.
• С согласием: фотография на сайте компании, передача данных в негосударственный пенсионный фонд, оформление пропуска в сторонней организации, рассылка поздравлений родственникам.

Что должно быть у работодателя

• положение об обработке персональных данных работников;
• приказ о назначении ответственного;
• перечень лиц, допущенных к данным;
• формы согласий на то, что не покрыто договором;
• подтверждение, что работник ознакомлен с положением под подпись (статья 87 ТК РФ).

Сроки хранения — не из 152-ФЗ

Здесь обычная путаница. 152-ФЗ требует удалять данные по достижении цели, но для кадровых документов цель задана архивным законодательством: личные дела и документы по личному составу хранятся десятилетиями по перечням Росархива. Удалить их «потому что работник уволился» — нарушение, а не забота о приватности.

Отдельная система

Кадровый учёт обычно образует собственную ИСПДн: у него свой состав данных и свои субъекты. Считать его частью общей «системы организации» удобно до первой проверки — уровень защищённости у кадровой системы может отличаться от клиентской.

Коротко

Нужно ли согласие работника на обработку его данных

Для данных, которые нужны для исполнения трудового договора и требований закона, отдельное согласие не нужно: основание — сам договор и Трудовой кодекс. Согласие требуется на то, что выходит за эти рамки: публикация фотографии на сайте, передача данных в негосударственный пенсионный фонд, оформление пропусков в сторонней организации.

Какие документы должны быть у работодателя

Положение об обработке персональных данных работников, приказ о назначении ответственного, перечень лиц, допущенных к данным, формы согласий на то, что не покрыто договором, и документы о сроках хранения. Работника знакомят с положением под подпись (статья 87 ТК РФ).

Сколько хранить данные уволенного работника

Сроки задаёт не 152-ФЗ, а архивное законодательство и перечни Росархива: личные дела и документы по личному составу хранятся десятилетиями. Удалять их «по достижении цели» нельзя — цель здесь задана законом, и это тот случай, когда хранение дольше обязательно, а не опасно.

Материал опирается на редакцию нормативной базы от 11.09.2026 — что в неё вошло и по каким актам считает конструктор, перечислено в составе пакета. Расчёты в сервисе выводятся правилами по тексту актов: одни и те же исходные данные дают один и тот же результат.