Журнал учёта машинных носителей персональных данных

Учёт машинных носителей персональных данных — обязанность любого оператора: пункт 5 части 2 статьи 19 152-ФЗ называет его в числе мер, которыми достигается безопасность данных. При этом утверждённой формы журнала в законе нет — оператор заводит её сам, и на проверке спрашивают не «где бланк по приказу», а «как вы учитываете носители на самом деле».

Кому и зачем

Носитель — это то, что можно вынести: флешка, внешний диск, карта памяти, оптический диск, лента с резервной копией. Пока носители не учтены, невозможно ни доказать, что данные не покидали организацию, ни составить акт об уничтожении конкретного экземпляра. Журнал делает носитель именованным объектом: у него появляется учётный номер, место хранения и история выдач под подпись.

Связь с Приказом ФСТЭК № 21

В составе мер Приказа № 21 есть группа ЗНИ «Защита машинных носителей», и мера ЗНИ.1 «Учёт машинных носителей персональных данных» входит в базовые наборы уровней защищённости УЗ-1 и УЗ-2. Обязанность из статьи 19 152-ФЗ при этом действует для всех уровней: системе УЗ-4 журнал нужен не «по приказу», а по закону. Один журнал закрывает обе нормы.

Какие графы нужны

• номер по порядку и тип носителя;
• учётный номер — наносится на носитель или упаковку;
• дата постановки на учёт и место хранения;
• отметки о выдаче и возврате — под подпись;
• отметка о снятии с учёта: уничтожение носителя либо стирание данных, со ссылкой на подтверждающий акт.

Типовые ошибки

Учитывать только флешки и забыть жёсткие диски серверов и ноутбуков; ставить носитель на учёт после того, как на него записали данные; уничтожать носитель без отметки в журнале — тогда акт об уничтожении персональных данных повисает без опоры. Правило простое: сначала учётный номер, потом данные; сначала отметка, потом списание.

Коротко

Обязателен ли журнал учёта машинных носителей

Да, для любого оператора: пункт 5 части 2 статьи 19 152-ФЗ называет учёт машинных носителей персональных данных в числе мер, которыми обеспечивается безопасность. Утверждённой формы закон не задаёт — форму журнала оператор выбирает сам.

Что считается машинным носителем персональных данных

Любой носитель, на который записываются и на котором хранятся персональные данные в машиночитаемом виде: съёмные накопители (флешки), жёсткие и оптические диски, карты памяти, ленты. Встроенный диск сервера — тоже носитель, и учёту он подлежит.

Чем журнал носителей отличается от меры ЗНИ.1 Приказа № 21

Мера ЗНИ.1 «Учёт машинных носителей персональных данных» входит в базовые наборы уровней защищённости УЗ-1 и УЗ-2. Обязанность же вести учёт по пункту 5 части 2 статьи 19 152-ФЗ действует для всех операторов независимо от уровня защищённости — ведение журнала закрывает обе нормы сразу.

Какие графы должны быть в журнале учёта носителей

Обычный состав: номер по порядку, тип носителя, учётный номер, дата постановки на учёт, место хранения, отметки о выдаче и возврате под подпись, отметка о снятии с учёта — об уничтожении носителя либо стирании данных со ссылкой на подтверждающий акт.

Материал опирается на редакцию нормативной базы от 11.09.2026 — что в неё вошло и по каким актам считает конструктор, перечислено в составе пакета. Расчёты в сервисе выводятся правилами по тексту актов: одни и те же исходные данные дают один и тот же результат.

Как выглядит сам документ: Акт об уничтожении персональных данных: образец — собран конструктором, показан целиком.